空想考察

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怠け者の仕事術

最近、事務の仕事を頼まれることが多いです。

 

仕事場が遠いので、在宅事務の形を取らせて頂いています。

 

時給は800円台。在宅としてはありがたい金額です。

 

受注が入ったら、日付、開始時間、終了時間、内容をメモして請求書を出します。

 

先月から今月にかけては、見積書の作成が多かったです。

 

多分10枚以上作ったと思います。

 

エクセルテンプレートをダウンロードして、自社仕様にどんどん変えて各見積もり先の件名と数値のデータ入力。

 

普通の通勤型の事務ならば、ここでそのまま印刷したり、PDF化して印刷したりして出来上がりなのですが、いかんせん会社まで往復二時間以上かかるので、データを送って仕事先でWi-Fiプリントアウトしてもらうことにしました。

 

相手方が電子メールアドレスを持っていないのでLINEでPDF 化した文書を送ります。

 

なので、家のパソコンでエクセル(見積書雛型A4 版で)を作り、PDF 化して私のスマホGmailで添付して送信して、それをダウンロードしてLINEで送付するという、かなり手間のかかることをやっています。(私はLINEはPCからはログインできないように設定しているもので。本当はPCから使えたらもっと効率的なのでしょうが、ちょっとセキュリティ的になんとなくPCログインは設定してません。)

 

本当はスマホのoffice  mobile で、A4 に対応してくれたら、テンプレートをダウンロードしてそのまま使えるのですが、なんとoffice mobile は、B5 版の形式に(JIS B版)にしか対応してないのです。(ISO A4版には対応していないのです)

 

なので、スマホに直接テンプレートをダウンロードして使おうとしても、元のテンプレートがA4なので、いざ印刷使用とするとB5になってしまい、印刷レイアウトがかなり崩れてしまって使い物にならないわけです。

 

ところが、テンプレートをPC にダウンロードしてからPDF 化して添付ファイルとして、自分のスマホGmailに送付して、添付PDF をダウンロードして、ドキュメントを開き、共有または、送信でLINEを送付先に選んで送付すると、きれいなA4 の文書に印刷できました。

 

とにかく出勤したくが無いために、相手方がコンビニのWi-Fiでプリントアウト出来る形にして送っています。はやく教室のWi-Fiプリンターの設定を終えてもらえるとより効率的になるのですが。

 

基本的には在宅勤務なのですがまれに、今日のように出勤の日も有るわけです。

 

私個人の希望としては、二万円くらいのWi-Fiプリンターを仕事場に置いて欲しいです。操作の簡単なやつです。あと、office 2010 が入った安いパソコン揃えて欲しいです。そしたら、打ち合わせしながらプリントが作れますので、時間の大幅な短縮になります。(まあ、自分で買っても良いのですが)

 

多分先方が持っていらっしゃるiPad Proでも、文書の作成はできるはずなので、慣れていきたいと思います。現在のところ、ほとんど検索専用機と化しているみたいなので、非常にもったいないです。

 

いつも、よく打ち合わせが出来ていないまま、プリントや見積書の細かい修正などが追加の仕事として出るので、こちらとしては、打ち合わせ→プリント作成の流れに持って行きたいと考えています。

 

ただ、最近どんどん求められるスキルが上がって来ているように感じます。

 

なんだか、パソコンってなんでも簡単に出来るって誤解されているようで、プリントなんて五分位でできるって思われている節があります。(雛型込みで)だから、簡単に「ここって、こう変えられますか?」って雛型の変更の注文が出たりします。(関数入ってるからさわりたくない所とかの変更の無茶振りをなさる)

 

そして、私はそれをいかに少ない労力で済まそうかと必死に考えます。

 

次回はA4の紙を二分割して、半分に折って切って使えるプリントを作ることになりました。

 

言うのは簡単ですが、実際の作業は超面倒くさそうなので、紙の裁断機でA5サイズに先に紙をカットしてから、その紙の中央になるようにプリントを2枚作り、出来上がった2枚を並べてスキャンして一枚のA4 に戻してしまえば、プリントを真ん中で折っても、きれいに真ん中で折れるプリントが作れます。または、プリンターのプロパティから2in1印刷にも挑戦してみたいと思います。

 

どちらの方法でも、A4 を横分割して、きれいに半分に切って分けられるようになればよいわけで、どちらが効率的なのかは、やってみてまた考えます。

 

まあ、まとめとしては、できるだけ一番時間のかからない方法で頼まれた仕事をさばいていきたいなと言うことです。

 

今日は追加でプリント雛型から5枚出てますから、そうですね時間5時間以内に終わらせたいと思います。

 

今回は、仕事の話で非常にわかりにくくなってすみません。

 

また上手くいったら報告します。

 

そういえば、姪っ子の 英検2級の面接対策もすべて電話で済ませました。

 

ふたりでおなじテキストを使って、電話で面接練習をしただけです。

 

対面じゃなく大丈夫かな?と心配しましたが、無事合格して良かったです。

 

これまでが、100%以上でがんばってきて、脳に鬱というダメージを受けてしまったのですから、これからは50~60%位に力を抜いてなおかつ効率的なシステムを構築してやっていきたいと思います。

 

追記

 

Google スプレッドシートGoogleドキュメントならば、ISO A4に対応している事がわかりましたので、先日は通勤電車の中でドキュメントを作成して、PDF化して、そのままLINEで送ってみましたら、上手くいきました。

 

簡単なお知らせプリントでしたので、1枚15分くらいでPDF化までできました。

 

ますます、パソコンすら使わずに事務作業をする手順を覚えつつあります。

 

mobile officeがISO A4に対応してくれないならば、GoogleスプレッドシートGoogleドキュメントの使い方を覚えて行った方が楽できるのかな?などと考えてます。基本的に、ExcelやWordに使い方似てますものね。

 

究極を言えば、私はスマホでジャージのままドキュメントが作れれば最高だ!などと不埒なことを考える不届きものですので、このように自分が楽できる方向については、貪欲に学習します。

 

あとは、最近は長いことキーボードを使っていなかったので、とうとうスマホでの入力速度の方が速くなってしまいました。

 

これは困った現象です。

 

さすがに英文入力はまだキーボードの方が速いのが救いですかね。

 

 

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